Antwortraten bei Cold Emails: was die Daten sagen

Die Basis: einer von dreißig

Die durchschnittliche Cold Email bekommt in 3,43 % der Fälle eine Antwort. Ein Viertel der Absender erreicht 5,5 % oder mehr, das beste Zehntel 10,7 % oder mehr. Hunters Daten für 2024 liegen nah dran, bei 4,1 %: Rund 96 von 100 Cold Emails bleiben ohne Antwort.¹³

Ein Pilot in Zahlen

Clara ist Arlos Vorläuferin, gebaut für einen unserer Pilotkunden, eine Firma, die eine Software-Plattform an Hersteller und Flotten verkauft. Seit Mai schreibt Clara an Marinas, Werften, Vermieter und Bootsbauer: fünf E-Mails pro Kontakt über rund fünf Wochen, in der Sprache des Kontakts.⁶

1. FindenEin Lead-Agent sucht Region für Region, findet Firmen und ihre Entscheider und legt sie im CRM ab.
2. SchreibenClara liest, was jede Firma macht, und schreibt dem Kontakt in seiner eigenen Sprache.
3. NachfassenFünf E-Mails über rund fünf Wochen, nur dienstags bis donnerstags. Sie hört auf, sobald jemand antwortet oder sich anmeldet.
4. ÜbergebenEin Antwort-Agent liest jede Antwort, erledigt Abmeldungen und gibt warme Leads innerhalb eines Tages an das Sales-Team.⁶

Firmen erreicht

442

Kontakte

464

E-Mails gesendet

~1.000

Antworten

43

Antwortrate

9,3 %

warme Leads an das Sales-Team⁶

8

Das ist das 2,7-Fache des Durchschnitts, mit der ersten Kampagne. Jede fünfte Antwort war warm genug für einen Menschen: ein warmer Lead auf 58 Kontakte. Clara läuft auf den eigenen Werkzeugen des Piloten, Zapier und HubSpot; Arlo ist aus dem entstanden, was sie uns gezeigt hat. Das sind Claras Zahlen, noch nicht die von Arlo.¹⁶

Wohin Sie schreiben, ändert alles

Fast dreimal so viele Antworten zwischen zwei benachbarten Küsten, ohne dass sich sonst etwas geändert hätte. Ein Benchmark sagt Ihnen, wo Sie stehen. Ihre eigenen Zahlen pro Region und Zielgruppe sagen Ihnen, wohin Sie als Nächstes schreiben.⁶

Weniger Empfänger, mehr Antworten

Cold Emails werden selten wegen der Betreffzeile oder der Uhrzeit ignoriert, sondern weil sie mit dem Empfänger nichts zu tun haben. Kleine Listen von Firmen, die passen, bekommen fast dreimal so viele Antworten wie Massenversände.³

Kurz, und über den Empfänger

E-Mails mit 20 bis 39 Wörtern schneiden bei Hunter am besten ab, aber die Unterschiede sind klein, und Hunter selbst warnt: Nur Wörter zu streichen, bringt nichts. Instantly sieht seine besten Kampagnen unter 80 Wörtern. Die Länge folgt aus dem Inhalt: eine Sache sagen, die dem Leser wichtig ist, und aufhören.¹²

Die Nachfass-E-Mails bringen die Hälfte der Antworten

Zwischen 41 % (Belkins, 7,5 Millionen E-Mails) und 58 % (Instantly) der Antworten kommen auf die erste E-Mail. Der Rest kommt auf die Nachfass-E-Mails. Bei Belkins bucht die dritte E-Mail allein mehr als ein Drittel aller Termine aus E-Mails. Instantly sieht das Optimum bei vier bis sieben E-Mails, drei bis vier Tage auseinander.¹⁴

Das hat einen Preis: Ein Viertel der Entscheider findet Nachfassen lästig, und nach der dritten Nachfass-E-Mail steigen die Abmeldungen. Clara sendet fünf, nur dienstags bis donnerstags, und hört auf, sobald jemand antwortet oder sich anmeldet.³⁶

Der Wochentag zählt weniger als gedacht

Montag bis Freitag liegen vier Hundertstelprozentpunkte auseinander. Mittwoch und Donnerstag führen knapp, Samstag fällt ab, und der Vormittag schlägt den Nachmittag leicht (0,54 % gegen 0,47 %). Der Versandzeitpunkt ist ein Detail. Wem Sie schreiben und was Sie sagen, ist es nicht.⁵

Was die Zahlen ergeben

• Schreiben Sie weniger Firmen an, die passen. Relevanz ist der Hauptgrund, warum Menschen antworten, oder eben nicht.
• Eine Sache über den Empfänger, eine über Sie, eine Frage. Unter 80 Wörtern.
• Planen Sie vier bis sieben E-Mails, und hören Sie auf, sobald jemand antwortet.
• Lesen Sie Ihre Zahlen pro Region und Zielgruppe, nicht nur die Summe: Claras beste Region antwortet mit 16,7 %.
• Halten Sie die Bounces unter 2 %. Prüfen Sie Adressen, bevor Sie schreiben.¹³⁶

Wie Arlo genauso arbeitet

Arlo, unser Verkäufer, ist um dieselben Erkenntnisse gebaut. Es findet Firmen Region für Region und pro Zielgruppe, jede mit den Gründen, warum sie passt, und den Quellen, die es gelesen hat.

Es schreibt erste E-Mails und Nachfass-E-Mails in einer Sprache des Landes des Empfängers, die Sie nennen, und sendet an Tagen und zu Zeiten in der Ortszeit des Empfängers. Die erste E-Mail an jemand Neuen wartet auf Ihre Freigabe, außer Sie lassen Arlo erste E-Mails selbst senden.

Eine Antwort pausiert seine anderen E-Mails an diese Firma. Ein Nein beendet es, sofort und dauerhaft, in jedem Postfach. Ein Tageslimit und ein langsamer Start halten das Volumen, und Arlo pausiert von selbst, wenn Bounces oder Beschwerden steigen.

Es lernt aus den Antworten, zeigt Ihnen, was es gelernt hat, bevor es das nutzt, und behält es in Ihrem Konto. Arlos eigene Zahlen veröffentlichen wir hier, sobald es genug echten Menschen geschrieben hat, um sie zu zählen.