Wie man an info@ und andere allgemeine Adressen schreibt

Oft die einzige Tür

In Deutschland muss jede geschäftliche Website eine E-Mail-Adresse für die schnelle elektronische Kontaktaufnahme nennen; das Digitale-Dienste-Gesetz verlangt es. Mehr als 3,4 Millionen deutsche Unternehmen sind klein oder mittelgroß, über 99 % aller. Bei einer kleinen Firma ist die Adresse im Impressum oft die einzige, die irgendwo steht.³²

Wer info@ liest

Nicht die Person, die entscheidet. Das Sekretariat, eine Assistenz, manchmal der Inhaber zwischen zwei anderen Dingen. Ihre Aufgabe bei jeder E-Mail ist das Sortieren: beantworten, weiterleiten oder löschen. Eine Verkaufs-E-Mail verlangt von ihnen eine Entscheidung, die nicht ihre ist. Also wird sie gelöscht.

der Entscheider sagen, Cold Emails scheitern, weil sie nicht relevant sind

61 %

nennen generische, unpersönliche Nachrichten

48 %

durchschnittliche Antwortrate von Vertriebssequenzen¹

3 %

Das gilt mit einer namentlich bekannten Person auf der anderen Seite. Antwortraten für info@ als solche veröffentlicht niemand; wir haben keine Studie gefunden, die das misst. Was die Zahlen zeigen, ist, was überall ignoriert wird: Nachrichten, die an jeden hätten gehen können.¹

Erst eine Frage, dann das Angebot

Die erste E-Mail an eine allgemeine Adresse ist also keine Verkaufs-E-Mail. Sie ist eine Frage, die der Leser in zehn Sekunden beantworten kann: Wer kümmert sich darum, und wie erreiche ich die Person? Oder: Könnten Sie das weiterleiten? Ein Satz dazu, wer Sie sind und worum es geht, damit klar ist, wohin es gehört. Kein Angebot, keine Preise, keine Links.

Antwortet nach ein paar Tagen niemand, folgt das Angebot im selben Verlauf: eine Zeile zurück zur Frage, warum Sie dieser Firma schreiben, was sie davon hat, und die Bitte, es an die zuständige Person weiterzugeben. Weiterhin ohne Namen in der Anrede. Nie „Sehr geehrte Damen und Herren“ und nie ein geratener Name.

Ein Name ändert das Gespräch

Antwortet das Sekretariat „Dafür ist Frau Berger zuständig“, ist die E-Mail nicht mehr kalt. Sie schreiben Frau Berger, sagen, wer Sie an sie verwiesen hat, und schreiben info@ nicht mehr. Eine Person nach der anderen lohnt sich: Sequenzen an eine oder zwei Personen pro Firma bekommen 5,1 % Antworten, gegen 3,5 % bei drei oder mehr.¹

Was Sie lassen sollten

• Das ganze Angebot samt Broschüre und Preisliste an info@ schicken. Niemand, der es liest, kann Ja sagen.
• Einen Namen erfinden oder „Sehr geehrte Damen und Herren“ über eine Verkaufs-E-Mail setzen.
• Gleichzeitig an info@ und mehrere Mitarbeitende schreiben. Das liest sich wie eine Kampagne, nicht wie ein Gespräch.
• Mit „Ich wollte nur kurz nachhaken“ nachfassen. Jede E-Mail braucht einen eigenen Grund, gelesen zu werden.
• Die Firma auslassen, weil kein Name veröffentlicht ist. Die Adresse im Impressum ist eine echte Tür.

Wie Arlo es macht

Arlo sucht zuerst Personen mit Namen. Lässt sich keine ihrer Adressen bestätigen, versucht es das allgemeine Postfach der Firma: das, das ihre Seiten nennen, sonst info@, kontakt@ oder office@, geprüft wie jede andere Adresse. Die E-Mail geht trotzdem an die Person, mit Namen.

Findet Arlo niemanden mit Namen, wird die Firma selbst zum Kontakt, und Arlo schreibt so, wie es ein guter Verkäufer tut:

1. Tag 0Eine kurze Bitte um Weiterleitung: wer Sie sind, worum es geht, wer zuständig ist. Kein Angebot.
2. Tag 4Das Angebot, wenn niemand geantwortet hat, danach der Rest des Plans. Ohne Namen in der Anrede, mit der Bitte um Weitergabe.
3. Ein NameEine Antwort, die die zuständige Person nennt, macht sie zum Kontakt. Arlo prüft ihre Adresse, bevor etwas gesendet wird, die E-Mails an die allgemeine Adresse hören auf, und die Person bekommt eine eigene erste E-Mail, die sagt, wer Arlo an sie verwiesen hat.

Wie jede erste E-Mail an jemand Neuen wartet die Bitte um Weiterleitung auf Ihre Freigabe, bevor sie rausgeht, außer Sie lassen Arlo erste E-Mails selbst senden.